Jäsenrekisterin rekisteriselosteen löydät tästä.

Tämä seloste koskee sosiaalipalvelu-, kulttuuri- ja koulutustoimintaamme, eli tukihenkilöpalvelua ja ryhmätoimintaa sekä toteuttamiamme kulttuuri-, koulutus- ja keskustelutilaisuuksia, sekä niiden osana toteutettavia tapahtumia.

Pääasiallisesti Oulun Seta ei jäsenrekisterin ja siihen liittyvän tiedotustoiminnan ohella ylläpidä muita hajautettuja tai yhtenäisiä rekistereitä toimintaamme osallistuvista. Kaikki sosiaalipalvelu- ja koulutustoimintamme tilastoidaan anonyymisoidusti tarvittavissa määrin palveluidemme tarpeen ja kehittämisen, rahoituksen ja muiden toimintaedellytystemme vaatimassa laajuudessa. Kaikkia tietoja käsitellään luottamuksellisesti.

Koulutustoiminnan osalta tilastoimme missä ja minkä tahon tilaamina kouluttajamme ovat vierailleet; osallistujamäärät; arvion nuorten alle 30-vuotiaiden osallistujien määrästä; sekä koulutuksien aiheet.

Tukihenkilötoiminnan osalta tilastoimme käyttäjämäärät; arvion nuorten alle 30-vuotiaiden käyttäjien osuudesta; sekä mahdollisia muita anonyymisoituja tietoja, kuten mitä kautta palvelun käyttäjiä on tukihenkilöpalvelumme piiriin saapunut.

Ryhmätoimintamme osalta tilastoimme osallistujamäärät; arvion uusien osallistujien määrästä; sekä arvion nuorten alle 30-vuotiaiden osallistujien määrästä.

Kulttuuritoiminnan osalta tilastoimme osallistujamäärät sekä tarvittaessa arvion nuorten alle 30-vuotiaiden osallistujien määrästä.

Kaikki etäpalvelumme noudattavat samoja anonyymisoituja tilastointimenetelmiä, emmekä ylläpidä rekistereitä esimerkiksi Zoom-ryhmätapaamisiin osallistuvien henkilötiedoista.

Mikäli järjestämämme sosiaalipalvelu-, kulttuuri- tai koulutustapahtumamme vaatii erillistä ilmoittautumista, käytetään ko. ilmoittautumisen yhteydessä kerättyjä henkilö- ja yhteystietoja ainoastaan yksittäisen tapahtuman järjestämiseen, ellei Käyttäjä itse anna lupaa tietojen jakamiseen. Ilmoittautumiseen käytämme jäsenrekisterialustaamme, jolla on oma tietosuojaselosteensa.

Käyttäjien ilmoittamia henkilö- ja yhteystietoja käsittelevät sosiaalipalvelutoiminnan vapaaehtoiset ryhmänohjaajat ja tukihenkilöt sekä palveluita koordinoivat yhdistyksen hallituksen nimeämät henkilöt kuten koulutus- ja sosiaalipalvelukoordinaattorit.

Oulun Seta ei ylläpidä keskitettyjä rekistereitä meille verkkosivujen tai sähköpostin välityksellä saapuneista yhteydenotoista. Huomautamme kuitenkin, että Oulun Setan yleiset sähköpostiosoitteet kuten info, koulutus, puheenjohtaja, ryhmat, taloudenhoitaja, tukihenkilot, ymv. ovat osoitteita, joiden lukuoikeudet siirtyvät aina niille hallituksen jäsenille tai muille nimetyille toimihenkilöille, joiden vastuualueeseen ko. sähköposti kuuluu. Lisäksi esimerkiksi yleiseen info-sähköpostiin lähetettyjä sosiaalipalvelutoimintaan, laskutukseen ja koulutukseen liittyviä yhteydenottoja välitetään tarvittaessa eteenpäin koordinaattoreille tai hallitukselle.

Toiminnassamme noudatetaan lakia ja kunnioitetaan palvelun käyttäjien yksityisyyden suojaa turvaavia perusoikeuksia henkilötietoja käsiteltäessä. Oulun Setan toiminnassa noudatetaan hyvää tietojenkäsittelytapaa.

Käyttäjän tietoja käsitellään hänen suostumuksellaan hänen rekisteröityessään palvelun käyttäjäksi ja/tai käyttäessään palvelua.

REKISTERISELOSTE

Yhdistetty informointiasiakirja (yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 art.13-14) ja seloste käsittelytoimista (art. 30).

REKISTERIN NIMI

Oulun Setan sosiaali-, koulutus- ja kulttuuripalvelutoiminnan rekisteri

REKISTERINPITÄJÄ

Oulun SETA ry

Osoite: PL 177 90101 OULU

Y-tunnus: 0960397-5

Vastaava henkilö: Susanna Kemi ( puheenjohtaja [at] oulunseta.fi )

REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE

Sosiaalipalvelu-, koulutus- ja/tai kulttuuritoimintamme käyttäjän (jäljempänä ”Käyttäjä”) suostumuksella tapahtuva palveluun sekä siihen kulloinkin kuuluviin toimintoihin (jäljempänä ”Palvelu”) liittyvä henkilötietojen käsittely.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:

• palvelujen toteutus
• palveluihin liittyvä viestintä
• yhdistystoimintaan liittyvä viestintä ja tiedottaminen
• tilastointi ja analysointi

REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

Käyttäjän henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti Palveluun liittyvien asiakassuhteiden ylläpitämiseen, hoitamiseen ja kehittämiseen, analysointiin, tilastointiin sekä Palvelun tuottamiseen, tarjoamiseen ja kehittämiseen.

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Palvelussa käsitellään seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja:

Henkilötiedot

Yhteystiedot

Tunnistautumis- ja käyttötiedot

Muut Käyttäjän itse antamat tiedot

SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Henkilötietoja kerätään Käyttäjältä rekisteröitymisen yhteydessä ja/tai palvelua käytettäessä.

Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa.

TIETOJEN LUOVUTUKSET JA SIIRROT

Tietoja käytetään edellä kuvattuihin tarkoituksiin.

Olemme varmistaneet, että palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä.

Käytämme säännönmukaisesti mm. seuraavia palveluntarjoajia:

• Google Cloud Services / G Suite (pilvipalvelu, arkistointi)
• Zoom (videokonferenssi- ja etäpalvelut)
• Dropbox (pilvipalvelu, arkistointi)
• Tukinet (etäpalvelut)

Lisäksi mm. vertaistukiryhmillä ja tukihenkilöpalvelulla on käytössään erinäisiä sosiaalisen median palveluita kuten Facebook, WhatsApp, Discord.

Tietoja siirretään Euroopan unionin / Euroopan talousalueen ulkopuolisiin maihin palveluntarjoajien käyttöehtojen mukaisesti.

REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Tiedot kerätään Palvelun yhteisiin tietokantoihin, jotka ovat palomuureilla, salasanoilla ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa, ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta määritellyt henkilöt.

TARKASTUSOIKEUS

Käyttäjällä on lain mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna yhdistyksen postiosoitteeseen.